Nowa odsłona projektu ustawy o ochronie sygnalistów.

O co chodzi w Ustawie o Sygnalistach?

Najogólniej rzecz ujmując, Sygnalista to osoba, która zawiadamia o nieprawidłowościach/naruszeniach u danego Pracodawcy/firmy, a Ustawa zobowiązuje te firmy do udostępnienia właściwych kanałów umożliwiających poufne zgłaszanie naruszeń. Ponadto firma taka ma obowiązek wdrożenia mechanizmów chroniących sygnalistów poprzez wprowadzenie odpowiednich procedur w firmie (można powiedzieć, że muszą powstać dokumenty, procesy i mechanizmy tak obszerne jak przy RODO). Za ogólne nieprzestrzeganie przepisów i obowiązków wynikających z Ustawy nakładane są kary od grzywny, aż po pozbawienie wolności.

Do kogo ma zastosowanie Ustawa?

Na chwilę obecną obowiązki wynikające z jeszcze projektu, tzw. ustawy o sygnalistach będą miały zastosowanie do:

pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników (dotyczy to osób zatrudnionych na każdym rodzaju umowy tj. o pracę, zlecenie, b2b, dzieło itd.) w przypadku podmiotów zatrudniających od 50 do 250 pracowników termin na spełnienie wynikających z treści ustawy obowiązków wyznaczony został na 17 grudnia 2023 r. oraz do pracodawców wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska – niezależnie od liczby zatrudnianych przez nich pracowników – w przypadku ww. grupy termin na spełnienie wynikających z treści ustawy obowiązków prawdopodobnie będzie obowiązywał od dnia wejścia w życie ustawy, tj. wrzesień/październik 2022 r.

Sygnalistą, a więc osobą dokonującą zgłoszenia naruszenia prawa do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie u pracodawcy/w firmie może być:

pracownik (w tym również były pracownik);
osoba ubiegająca się o zatrudnienie (jeżeli uzyskała informację o naruszeniu w toku procesu rekrutacyjnego);
osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż umowa o pracę (w tym umowie cywilnoprawnej np. umowie zlecenie, dzieło, b2b);
przedsiębiorca;
akcjonariusz lub wspólnik;
członek organu osoby prawnej;
osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy (w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej);
stażysta;
wolontariusz.

O jakich naruszeniach/nieprawidłowościach może informować Sygnalista?

Naruszenie prawa dotyczy następujących obszarów:

zamówień publicznych;
usług, produktów i rynków finansowych;
przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
bezpieczeństwa transportu;
ochrony środowiska;
ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
bezpieczeństwa żywności i pasz;
zdrowia i dobrostanu zwierząt;
zdrowia publicznego;
ochrony konsumentów;
ochrony prywatności i danych osobowych;
bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
interesów finansowych skarbu państwa Rzeczypospolitej Polskiej oraz Unii Europejskiej;
rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym unijnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

Naruszenie prawa, oznaczające działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa właśnie na gruncie Ustawy może zostać zgłoszone w ramach procedury zgłoszenia wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego.

Procedura wewnętrzna – oznacza procedurę zgłaszania naruszeń wprowadzoną przez pracodawcę w firmie tzw. Regulamin dokonywania zgłoszeń.

Procedura zewnętrzna – kiedy nie ma wyznaczonej w firmie procedur wewnętrznej albo jeśli ktoś nie chce skorzystać z firmowej procedury wewnętrznej, to dokonuje zgłoszenia według procedury zewnętrznej, czyli tej określonej Ustawą np. zgłasza naruszenie do Rzecznika Praw obywatelskich oraz organy publiczne w rozumieniu projektu Ustawy tj. naczelne i centralne organy administracji rządowej, organy państwowe, organy wykonawcze jednostek samorządu terytorialnego, regionalne izby obrachunkowe, Szef Sztabu Generalnego Wojska Polskiego, Komendant Główny Straży Pożarnej oraz Urząd Komisji Nadzoru Finansowego;

Organ publiczny oraz Rzecznik Praw Obywatelskich prowadzą rejestr zgłoszeń zewnętrznych. Organy te są administratorami danych zgromadzonych w rejestrach. Dane w rejestrze zewnętrznym prowadzonym przez organ publiczny są przechowywane przez 15 miesięcy od dnia zakończenia działań następczych. Natomiast dane w rejestrze prowadzonym przez Rzecznika Praw Obywatelskich – przez 12 miesięcy od dnia przekazania zgłoszenia do organu właściwego do podjęcia działań następczych.

Ujawnienie publiczne polega na podaniu informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej (może nawet wrzucić taką informację czy wiadomość na Facebooka, Instagrama, Youtube itd.)

Warunkiem uzyskania ochrony przez osobę dokonującą zgłoszenia publicznego jest:

dokonanie bezskutecznego zgłoszenia wewnętrznego a następnie bezskutecznego zgłoszenia zewnętrznego, lub
dokonanie bezskutecznego zgłoszenia zewnętrznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego, a także
posiadanie przez osobę dokonującą ujawnienia uzasadnionych podstaw żeby sądzić, że:

naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub
dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi zgłaszającego na działania odwetowe, lub
w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.

Warunkiem otrzymania statusu sygnalisty oraz otrzymania wynikającej z ustawy ochrony jest dokonanie zgłoszenia zgodnie z zasadami, które wynikają z projektowanej ustawy.

W przypadku zgłoszeń wewnętrznych (dokonanych wobec pracodawcy), brak będzie obowiązku przyjmowania zgłoszenia anonimowego, chyba że taką możliwość przewidzi pracodawca w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych.

Tożsamość osoby dokonującej zgłoszenia nie podlega ujawnieniu (chyba że za wyraźną zgodą osoby dokonującej zgłoszenia.

Obowiązki pracodawcy wynikające z ustawy

Do obowiązków nałożonych projektowaną Ustawą na pracodawców należy przede wszystkim ustalenie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych (do pracodawcy), który określa wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

Ustalenie regulaminu musi zostać poprzedzone konsultacjami pracodawcy z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy (jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa). Pracodawca na gruncie projektu ustawy ma obowiązek zapoznania pracownika z treścią ustalonego w ten sposób regulaminu przed dopuszczeniem go do pracy.

Do obowiązków pracodawcy wprowadzonych ustawą należy również prowadzenie rejestru zgłoszeń zewnętrznych i wprowadzenie całej dokumentacji prowadzonej w przedsiębiorstwie dotyczącej procesu zgłaszania naruszeń.

Co należy zrobić po dokonaniu takiego zgłoszenia przez sygnalistę – tzw. działania następcze.

Działania następcze to działania podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym przez:

postępowanie wyjaśniające;
wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego;
wniesienie oskarżenia;
działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych
zamknięcie wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń i podejmowania działań zastępczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

Szczególna ochrona Sygnalistów – lista zakazanych działań Pracodawcy!

Ochrona sygnalistów w projekcie Ustawy polega przede wszystkim na wprowadzeniu zakazu działań odwetowych wobec osób zgłaszających naruszenia.

Lista zakazanych działań odwetowych – Pracodawca nie może wobec pracownika dokonującego zgłoszenia:

odmówić nawiązania stosunku pracy
wypowiedzieć mu lub rozwiązać bez wypowiedzenia stosunek pracy (lub inny);
nie zawrzeć umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawrzeć kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawrzeć umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony;
obniżyć wysokość wynagrodzenia;
wstrzymać awans lub pominąć przy awansowaniu oraz przyznawaniu innych świadczeń związanych z pracą;
przenieść pracownika na niższe stanowisko;
zawiesić go w wykonywaniu obowiązków;
przekazać innemu pracownikowi dotychczasowe obowiązki pracownicze;
wprowadzić niekorzystną zmianę miejsca lub czasu pracy;
wystawić negatywną ocenę wyników pracy/opinię o pracy;
nałożyć lub zastosować środka dyscyplinarnego;
utrudniać uczestnictwo w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
skierować na nieuzasadnione badania lekarskie (w tym psychiatryczne);
utrudniać znalezienie w przyszłości pracy w danym sektorze lub branży;
stosować
mobbing
dyskryminację, niekorzystne traktowanie;
spowodować stratę finansową, utratę dochodu;
wyrządzić inną szkodę niematerialną (naruszenie reputacji, zwłaszcza poprzez działalność w mediach społecznościowych).

Powyższe działania mogą zostać zastosowane wobec pracowników dokonujących naruszeń, jeżeli pracodawca udowodni, że w tym zakresie kierował się obiektywnymi powodami.

Jeżeli praca lub usługa świadczone były, są lub mają być na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji lub pełnienia służby, listę zakazanych działań odwetowych wymienionych powyżej stosuje się odpowiednio, o ile charakter pracy lub wykonywanej usługi lub pełnionej funkcji lub służby nie wyklucza zastosowania wobec zgłaszającego takiego działania.

Lista zakazanych działań odwetowych wobec osób świadczących usługę lub pracę na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji lub pełnienia służby (tzw. kontraktowców):

wypowiedzenie, odstąpienie, rozwiązanie bez wypowiedzenia umowy, której stroną jest zgłaszający (w tym umowy dotyczącej sprzedaży towarów lub świadczenia usług;
nałożenie obowiązku bądź odmowa przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia bądź ulgi.

Dokonanie zgłoszenia, co do którego zgłaszający miał uzasadnione podstawy, aby twierdzić, iż zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą, nie może stać się również co do zasady podstawą do pociągnięcia go do odpowiedzialności.

Jeżeli zgłaszający miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą, zgłoszenie nie może również wiązać się z pociągnięciem go do odpowiedzialności za szkodę na gruncie prawa cywilnego (w tym z tytułu zniesławienia lub naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, czy przepisów o ochronie danych osobowych oraz obowiązków zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa).

Powyższe środki ochrony oraz inne środki wprowadzane projektowaną Ustawą nie podlegają zrzeczeniu, nie można również przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę wynikłą ze zgłoszenia. Nie można wyłączyć ani ograniczyć prawa do dokonania zgłoszenia za pomocą postanowień układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów, a także odpowiednich postanowień umowy o pracę oraz innych aktów kształtujących stosunek pracy. Dlatego też podmioty zajmujące się np. obsługą prawną podmiotów leczniczych, obsługą prawną startupów, czy też obsługą prawną branży nowych technologii, w tym obsługą prawną e-commerce, będą musiały wesprzeć pracodawców we wdrożeniu procedur wewnętrznych i zewnętrznych.

Sankcje Karne

Zgodnie z przepisami projektu ustawy karalne jest:

utrudnianie (lub usiłowanie utrudniania) dokonania zgłoszenia – kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności;
podejmowanie działań odwetowych wobec osoby dokonującej zgłoszenia – kara grzywny albo pozbawienia wolności do lat 2 (stosowanie więcej niż 2 działań odwetowych podlega karze pozbawienia wolności do lat 3);
niezachowanie poufności tożsamości osoby, która dokonała zgłoszenia – kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku;
dokonanie (w złej wierze) zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji – kara grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 3;
brak procedury wewnętrznej lub jej niezgodność z wymogami ustawy – kara grzywny.