e-Doręczenia, czyli sprawna komunikacja pomiędzy obywatelami a urzędami

Informatyzacja życia publicznego nabiera w Polsce tempa! Dzięki nowym projektom, takim jak e-Doręczenia, już wkrótce wszystkie sprawy urzędowe załatwić będzie można w pełni zdalnie, szybko i sprawnie, bez konieczności osobistej wizyty w placówce. Co więcej, nie będzie już potrzebne zakładanie kilku kont w portalach administracyjnych, bo do załatwienia wszystkich spraw wystarczy jeden adres e-mail. Co to za projekt i w jaki sposób ułatwi Polakom życie? Sprawdźmy!

Główne założenia projektu e-Doręczenia

e-Doręczenia, czyli usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, to projekt, który ma na celu wyeliminować z życia administracyjnego pisma polecone. Na ten moment wyłącznie korespondencja polecona gwarantuje rejestrację daty doręczenia i spełnia obowiązek potwierdzenia odbioru pisma. Z tego względu ważne dokumenty urzędowe (np. pisma procesowe) są dostarczane obywatelom wyłącznie za pośrednictwem poczty, a interesanci są zmuszeni większość spraw załatwiać osobiście w urzędzie.

Głównym założeniem projektu e-Doręczenia jest przeniesienie reżimu tradycyjnych doręczeń przesyłek polecanych na kanwę elektroniczną – tak, aby każde urzędowe pismo mogło zostać wysłane i doręczone przez internet – przez obie strony, czyli obywateli i urzędy administracji publicznej.

Cel projektu e-Doręczenia

Celem projektu jest organizacja w Polsce usług publicznych w formie cyfrowej. e-Doręczenia są więc częścią szerszego założenia – e-Usług – które w najbliższej przyszłości staną się domyślną formą komunikacji obywateli (osób prywatnych i przedsiębiorców) z wszelkimi urzędami administracji publicznej.

Od dnia, w którym w specjalnej Bazie Adresów Elektronicznych (będącej rejestrem państwowym) zostanie uwzględniony indywidualny adres e-mail obywatela do doręczeń, będzie mógł on komunikować się z podmiotami sektora publicznego wyłącznie elektronicznie. W ten sposób:

• e-Doręczenie stanie się równoważne z doręczeniem osobistym lub za pośrednictwem przesyłki poleconej z potwierdzeniem odbioru,
• cała komunikacja na linii obywatel-administracja będzie szybka, wygodna, niezawodna i bezpieczna.

Obywatel będzie mógł nie tylko odebrać elektronicznie pismo od urzędu, ale także zainicjować dowolną sprawę administracyjną i przejść przez cały proces zdalnie, bez nawet jednej wizyty w urzędzie.

Regulacje prawne związane z projektem e-Doręczenia

Projekt e-Doręczenia jest obecnie w fazie realizacji. Prezydent RP podpisał już Ustawę z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. poz. 2320), której poszczególne przepisy zaczną wchodzić w życie już w 2021 roku.

Ustawa ta wprowadza e-Doręczenia do polskiego porządku prawnego, co zapewni skuteczność i bezpieczeństwo zdalnej komunikacji.

Ponadto wprowadzenie usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego przewiduje także Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23.7.2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającym dyrektywę 1999/93/WE (Dz.Urz. UE L z 2014 Nr 257, s. 73).

Usługi e-Doręczeń będą zgodne z wymogami ww. Rozporządzenia eIDAS i unijnym Planem działań na rzecz administracji elektronicznej – Tallinn Declaration on eGovernment z 2017 r.).

e-Doręczenia a osoby wykluczone cyfrowo

Osoby, które z różnych powodów nie mają dostępu do internetu, bądź z niego nie korzystają, zostaną objęte tzw. publiczną usługą hybrydową. Oznacza to, że nadal będą otrzymywały standardowe przesyłki polecone w formie papierowej, lecz cała korespondencja zostanie scyfryzowana w podmiotach administracji publicznej.

Zatem osoby, które nie są jeszcze w pełni przygotowane na to, aby zacząć korzystać z korespondencji elektronicznej, nie muszą się obawiać nowego projektu!

Rzeczywistość po realizacji projektu e-Doręczenia

Realizacja całości projektu przewidziana jest na pierwszy kwartał 2023 roku, choć oczywiście poszczególne założenia projektu zaczną obowiązywać już wcześniej. Jak będzie wyglądała rzeczywistość elektronicznych doręczeń?

• Usługa e-Doręczeń będzie świadczona przez zaufany podmiot, czyli dostawcę usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego – publicznego lub kwalifikowanego.
• Dostawcy będą wystawiać dowody wysłania i doręczenia pisma.
• Każdy obywatel i przedsiębiorca będzie mógł wybrać dostawcę usługi – Państwowego Dostawcę (realizującego usługę bezpłatnie) bądź Kwalifikowanego Dostawcę Usług Zaufania.
• Usługa będzie funkcjonować w oparciu o Bazę Adresów Elektronicznych, co ułatwi znalezienie właściwego adresu ze względu na konkretną sprawę.
• Do Bazy Adresów Elektronicznych każdy obywatel i przedsiębiorca wprowadzi wyłącznie jeden adres e-mail przeznaczony do elektronicznych doręczeń.
• Obowiązek posiadania adresu e-mail do doręczeń elektronicznych będą miały wszystkie podmioty publiczne i wszyscy przedsiębiorcy.
• e-Doręczenie będzie można wykorzystać w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym.
• Całość korespondencji wychodzącej od podmiotów publicznych będzie miała charakter elektroniczny lub ewentualnie hybrydowy.
• Obywatel będzie mógł posługiwać się korespondencją elektroniczną niezależnie od miejsca swojego aktualnego pobytu.
• Korespondencja elektroniczna będzie w pełni bezpieczna – to sposób na redukcję zagrożeń związanych z możliwością potencjalnej kradzieży, uszkodzenia przesyłki czy nieuprawnionej ingerencji osób trzecich w poufny dokument.

Obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych

Nie każdy obywatel będzie miał obowiązek rejestracji adresu do e-Doręczeń i korzystania z usługi. Podmiotami zobowiązanymi prawnie do założenia adresów elektronicznych są (wykonujący zawód):

• radcy prawni,
• adwokaci,
• doradcy podatkowi,
• doradcy restrukturyzacyjni,
• notariusze,
• rzecznicy patentowi,

oraz:

• wykonujący czynności służbowe radcy Prokuratorii Generalnej RP,
• podmioty niepubliczne wpisane do rejestru przedsiębiorców,
• podmioty niepubliczne wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Każda grupa podmiotów zobowiązanych do korzystania z usługi e-Doręczeń objęta jest konkretnym terminem, od którego będzie musiała zacząć wywiązywać się z tego obowiązku. Na przykład już od 1 października 2021 r. będą to organy administracji rządowej, od 2025 r. podmioty publiczne niezwiązane z administracją publiczną, a od 2029 r. sądy i trybunały, prokuratura czy organy ścigania.

FAQ:

Co to są e-Doręczenia?

To usługa elektronicznego doręczania pism poleconych z potwierdzeniem odbioru. Ten sposób korespondencji obejmie obywateli (także przedsiębiorców) i urzędy administracji publicznej. Zamiast doręczać bądź odbierać pismo osobiście czy za pomocą przesyłki pocztowej poleconej, będzie można to zrobić przez internet – szybko i bezpiecznie. Każda osoba korzystająca z e-Doręczeń będzie miała tylko jeden dedykowany do e-Doręczeń adres e-mail.

Od kiedy obowiązują e-Doręczenia?

Projekt e-Doręczeń jest aktualnie w fazie realizacji. Pierwsze regulacje Ustawy o doręczeniach elektronicznych zaczną obowiązywać już w 2021 r., natomiast zakończenie prac projektowych przewiduje się na 2023 r.

Czy każdy ma obowiązek korzystać z e-Doręczeń?

Obowiązek korzystania z e-Doręczeń będą miały wszystkie instytucje administracji publicznej, przedstawiciele zawodów prawniczych oraz przedsiębiorcy – wszystkie podmioty ujęte w rejestrze przedsiębiorców oraz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Partnerem artykułu jest Administracja Pod Kontrolą, projekt sfinansowany ze środków Funduszu Sprawiedliwości, którego dysponentem jest Minister Sprawiedliwości.